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@ IBM i5

Elektronische Archivierung: InfoStore for iSeries

Die elektronische Archivierung von Dokumenten auf magnetischen und optischen Datenträgern ist das Fundament jeder Dokumentenverwaltung.

Gegenüber herkömmlichen Papierablagen bieten elektronische Archivsysteme folgende Vorteile:

Die Archivierung des Dokuments erfolgt zeitgleich mit der Erzeugung des Dokuments, man kann sagen drucken = archivieren. Das zeitversetzte trennen / ablegen entfällt. Die Dokumente stehen unmittelbar nach dem Archivieren für eine Abfrage zur Verfügung.

Es gibt die Möglichkeit der Aktenbildung: alle relevanten Informationen stehen mit einer Suchabfrage zur Verfügung, sowohl EDV-Informationen als auch gescannte Papierbelege.

Mehrfachablagen gibt es nicht mehr; jedes Dokument wird nur einmal gespeichert.

Der Zugriff zu einem Dokument kann von mehreren Arbeitsplätzen zur gleichen Zeit erfolgen.

Reduktion von Durchlaufzeiten, weil Dokumente schneller und vor allem vollständig zur Verfügung gestellt werden können.

Geringere Kosten, weil verschiedene Tätigkeiten ganz oder teilweise entfallen (wie z.B. das manuelle trennnen / sortieren / ablegen / verteilen / suchen).

Mehr Qualität und Sicherheit, da das elektronische Archiv strukturierter geführt und verwaltet wird.

InfoStore ist modular aufgebaut und sorgt für:

• geeignete Datenorganisation für Langfristspeicherung

• kontrollierte, nachvollziehbare Ablage und Abfrage (Revisionssicherheit)

• geordneten und autorisierten Zugriff für Benutzer und Anwendungen

• sichere und effiziente Handhabung des Sekundärspeichers (optische Medien)